Atividades em Grupo

Oficina Virtual

Convite e roteiro da oficina
Base teórica para a oficina 
Atividade 10 – Plano de classificação  com os documentos da UnB  
Atividade 9 – Análise de um “processo de solicitação de aluno especial” 
Atividade 8 – Análise de um “documento” que o grupo vai trabalhar aplicando o modelo da Luciana Duranti 
Atividade 7 – Análise de um documento postado pelos nossos colegas 
Atividade 6 – Desafiando Daniella
Atividade 5 – Fluxograma de uma postagem do grupo no Blog
Atividade 4 – Fluxograma sobre o trâmite de um processo do SEI
Atividade 3 – Análise Diplomática do Arquivo X
Atividade 2 – Visões distintas para formar um todo
Atividade 1 – Análise Diplomática e Tipológica

Oficina Virtual

O Arquivo X apresenta a sua oficina virtual, que consiste na realização da oficina ocorrida no ICC sul no último dia 09/06/2017, viabilizando aos que não puderam comparecer à nossa apresentação a possibilidade ter acesso ao conteúdo na íntegra.

Nossa oficina  faz parte da Disciplina Diplomática e Tipologia Documental, matéria ministrada pelo Professor André Porto Ancona Lopez  conciliada com a Disciplina Arquivo Permanente 1, ministrada pela Professora Darcilene Sena Rezende, ambos da Universidade de Brasília.

Acesso ao Site:

FCI

Roteiro da apresentação:
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Apresentação do curso, explicação dos conceitos e do documento:

Somos alunos do Curso de Arquivologia, segundo o Dicionário  Brasileira de Terminologia Arquivística, arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo, os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística.

Nosso curso faz parte do Faculdade de Ciência da Informação, disciplina que estuda a teoria e a prática da geração, processamento e disseminação da
informação.

A Carreira Profissional em Arquivologia

A profissão de arquivista é relativamente nova, mas conta com um mercado em expansão. O arquivista pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais, entre outras.

É o responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos.

Também tem por função a preservação do patrimônio documental de um pessoa, instituição e, em última instância, da sociedade como um todo. Ocupa-se, ainda, da recuperação da informação e da elaboração de instrumentos de pesquisa.

Opera na elaboração de projetos, planejamento e implantação de instituições e sistemas arquivísticos, gerenciamento da informação, programação e organização de atividades culturais que envolvam informação documental produzida pelos arquivos públicos e privados.

O que é a Diplomática?

Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.

Qual a relação da Diplomática com a Arquivologia?

” De um lado, a Diplomática tende a individualizar cada documento, enquanto a Arquivologia busca a inserção de cada documento em conjuntos mais amplos, caracterizados pelas atividades que os produziram (as séries). Tais especificidades, que distinguem essas disciplinas, ao mesmo tempo, as tornam complementares.” (Lopez 2012).

Conceitos arquivísticos abordados segundo o Dicionário  Brasileira de Terminologia Arquivística.

Arquivamento

1 Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. documentos.

2 Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, documento cessada a sua tramitação.

Arquivista

Profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado.

Arquivo

1 Conjunto de documentos documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o custódia processamento técnico, a processamento técnico conservação e o  acesso aos documentos.

3 Instalações onde funcionam arquivos.

4 Móvel destinado à guarda de documentos.

Arquivo pessoal

Arquivo de pessoa física.

Arquivo permanente

Conjunto de documentos conservados em caráter definitivo em função de seu valor.
Também chamado arquivo histórico.

Fundo

Conjunto de documentos de documentos uma mesma proveniência (procedência).

Gestão de documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, visando sua eliminação ou recolhimento.

Acesso ao site:
Arquivo Nacional

Documento Apresentado: Termo de Compromisso de Estágio.

O TCE é o documento emitido no momento em que o aluno inicia o processo de contratação na empresa que requereu o estagiário. É um acordo tripartite celebrado entre o estagiário, a parte concedente  do estágio (empresa contratante) e a instituição de ensino, prevendo as condições de adequação do estágio à proposta pedagógica do curso, à etapa e modalidade da formação escolar do estudante e ao horário e calendário escolar.

Anexo ao Termo de compromisso, é entregue o Plano de Atividades,  o qual é elaborado na empresa contratante do estagiário devidamente assinado pelo supervisor na empresa/organização concedente, coordenador do curso, coordenador de estágio e pelo aluno. A assinatura do coordenador do curso irá somente no Plano de Atividades.

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Interação com o ouvinte. Entrega das  vias do Termo de Compromisso de Estágio, mostrando o trâmite do documento de forma prática.

São emitidas quatro vias deste documento para que cada uma fique arquivada no fundo de cada envolvido na contratação, sendo esses a empresa contratante, a universidade, a empresa de integração e o aluno.

1º Passo: ASSINATURA DO TCE

Feita pelo estagiário (ou seu representante legal).

Feita pelo representante legal da empresa contrante.

Assinatura do Plano de atividade feita pelo coordenador do curso.

Feita pelo coordenador de estágios da Instituição de Ensino .

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2º passo: DEVOLUÇÃO DAS VIAS DO TCE

Após a assinatura do TCE por todas as partes, as vias deverão ser entregues da seguinte forma:

1ª Via ⇒Empresa Contratante.

2ª Via ⇒Instituição de Ensino.

3ª Via ⇒Estagiário.

4ª Via ⇒Unidade Integradora (Centro de Integração Empresa Escola/CIEE)

Apresentação do trâmite no Bizagi.

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Explicação da importância do trâmite para a diplomática, da necessidade das quatro vias e porque o estagiário deve guardar sua  via.

A diplomática está presente ao detalharmos o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. Por meio dela, podemos verificar alguns elementos presentes no documento que irão comprovar sua autenticidade como carimbo, data, assinaturas, sendo do estagiário ou se representante legal, empresa contratante e instituição de ensino. Estes elementos são os chamados de extrínsecos, que fazem a distinção de um documento autêntico e um não autêntico.

É importante abordar o TCE como documento de arquivo, o trâmite do documento para que dê início ao estágio, aplicando conceitos presentes na arquivologia e da diplomática e tipológica neste contexto.

A análise intrínseca (tipológica) do TCE leva em conta as suas atribuições, funções, atividades. São elas:

>O objetivo primordial do TCE é formalizar a relação de estágio estabelecida entre a Empresa contratante, Instituição de Ensino e Estagiário.

>No âmbito da Arquivologia, a função, do TCE é servir como prova o vínculo existente entre as partes.

Análise diplomática dos elementos extrínsecos do TCE:

– Suporte: Papel

– Gênero: Textual

– Formato: Folha de Papel do tamanho A4.

– Forma: Original

-Sinais de validação: Assinatura, carimbo e data.

É através do trâmite  que se dá a função arquivística do documento em cada fundo.

Relacionando a importância deste documento com a disciplina Arquivo Permanente 1, é possível destacar que a função arquivística dele dentro de cada fundo será diferente. O produtor arquivístico, neste caso exemplificado, são quatro:

INTEGRADORA (em nosso exemplo, CIEE).

ESTAGIÁRIO.

EMPRESA CONTATANTE (Em nosso exemplo, ARQUIVO X).

INSTITUIÇÃO EDUCACIONAL (em nosso exemplo, a Diretoria de Acompanhamento e Integração Acadêmica/DAIA).

>A fim de explicar a importância da guarda do TCE pelo aluno,  conheçam por quais motivos este documento deverá ser arquivado ao Fundo do Estagiário:

O TCE tem a função de comprovar o vínculo que o estudante tem com a empresa durante o período do estágio e após seu término, comprovar  experiência em atividades realizadas. O TCE, é o instrumento legal que garante ao estagiário  a assistência em caso de acidentes pessoais, reembolso no valor de até R$ 600,00 das despesas que efetuar com tratamento sob orientação médica. Ainda conforme a cláusula 9ª do Termo de Compromisso de Estágio , o estagiário,  durante a vigência do TCE, estará assegurado contra acidentes pessoais (morte acidental ou invalidez permanente por acidente) no valor de R$ 15.000,00.

Agradecimentos e assinaturas dos participantes:

Agradecemos aos 79 interessados em conhecer um pouco mais da Arquivologia.

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Folder explicativo e ilustrativo:

Rol de vagas de estágio ofertadas pelo Centro de Integração Empresa e Escola/CIEE.

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Banner:

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Participe do nosso trâmite interativo, clique aqui e consolide o que foi aprendido hoje!

Fotos da oficina

Convite e roteiro da oficina

 CONVITE 2

Roteiro de apresentação da oficina

  1. Apresentação do curso, explicação dos conceitos e do documento que serão apresentados.
  2. Interação com o ouvinte. Entrega das  vias do Termo de Compromisso de Estágio, mostrando o trâmite do documento de forma prática.
  3. Apresentação do trâmite no Bizagi.
  4. Explicação da importância do trâmite para a diplomática, da necessidade das quatro vias e da importância da guarda  da via do aluno.
  5. Agradecimentos e assinatura no livro razão.

Base teórica para a oficina

 -Estágio

A lei n°  11.788, DE  25 DE SETEMBRO DE 2008 dispõe sobre as normas para o estágio, dentre os pontos mais importantes podemos destacar:

  • Maximo de 6 horas por dia e 30 semanais;
  • Recesso renumerado de 30 dias a cada 12 meses;
  • Máximo de 2 anos de contrato;
  • Bolsa estabelecida no contrato (no caso do não obrigatório);
  • Seguro de acidentes pessoais com o valor no contrato.

-Glossário 

Dicionário-José-Pacheco

Eis aqui todas as palavras “estranhas” (com significado arquivístico) que poderemos utilizar durante a apresentação da oficina, mas não se preocupe caro leitor, iremos explicá-las a vocês…

Arquivamento-> Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento,  cessada a sua tramitação.

Arquivo->  Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, processamento técnico, conservação e o acesso. Instalações onde funcionam arquivos. Móvel destinado à guarda de documentos.

Arquivologia-> Disciplina que estuda as funções do arquivo, os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda e preservação e utilização dos arquivos.

Autenticação-> Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original de acordo com as normas legais de validação.

Avaliação-> Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Custódia-> Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos independentemente de vínculo de propriedade

Destinação-> Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente  ou eliminação.

Diplomática-> Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.

Documento pessoal Documento cujo teor é de caráter estritamente particular, documento que serve à identificação de uma pessoa.

Entidade custodiadora-> Entidade responsável pela custódia e acesso ao  acervo.

Entidade produtora-> Entidade coletiva pessoa ou família identificada como geradora de arquivo.

Entrada de documentos->  Ingresso de documentos em documentos arquivo seja por comodato, compra, custódia doação, depósito, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência.

Espécie documental-> Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu tipos formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme,folheto, fotografia, memorando, ofício, planta e relatório.

Fundo-> Conjunto de documentos de uma mesma proveniência.

Informação-> Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida num documento.

Plano de destinação-> Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.

Prazo de guarda-> Prazo definido na tabela de temporalidade baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário ao fim do qual a destinação é destinação efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.

Protocolo-> Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Suporte-> Material no qual são registradas as informações.

Tabela de temporalidade-> Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Tramitação-> Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

Valor probatório-> Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.

Fonte: Dicionário de terminologia arquivística.

Bizagi utilizado: bizagi termo

Atividade 10  – Plano de classificação  com os documentos da UnB

A atividade proposta para a semana foi de elaborar um plano de classificação como o realizado em sala, porém com os documentos da UnB escolhidos pelo grupo: Termo de contrato de estágio, Termo aditivo e  Termo de recisão/desligamento.

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Plano de Classificação do fundo Arquivo X

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Código de Classificação do fundo Arquivo X utilizando números

Abaixo temos o fundo do grupo classificado por meio de um código numérico. O código (um de muitos possíveis) representa a versatilidade de métodos que podem ser utilizados para se classificar documentos.

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Atividade 9  – Análise de um “processo de solicitação de aluno especial

Durante a aula de DTD dia 05/05/2017 fizemos a análise de um “processo de solicitação de aluno especial”.

Características extrínsecas: Papel, texto, escrito, português, papel timbrado, carimbo, não há selo, anotação valor total da taxa.

Características intrínsecas: Sem protocolo, formulário e texto, não tem escatocolo.

Pessoas: Autor solicitante, servidores, coordenador

Redator: Interessado/ solicitante, coordenador, servidores

Tipo de ação: Procedimento de solicitação de admissão como aluno especial na pós-graduação.

Qualificação da assinatura: Coordenados da PPG, assistente administrativo da UnB

Nome da ação: Procedimento de solicitação de admissão como aluno especial na pós-graduação.

Relação entre o documento e o procedimento: Para ser aluno especial  na pós-graduação é necessário comprovar que terminou a graduação para efetivar a solicitação.

Tipo de documento: Natureza privada, original e cópia

Descrição diplomática: Papel

Ação: Provável aluno especial solicitando entrada na disciplina

Atividade 8  – Análise de um “documento” que o grupo vai trabalhar aplicando o modelo da Luciana Duranti

 Atividade reeditada em 12/05/2017

O grupo utilizou o contrato exposto no site Doidos por estágio.

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Elementos extrínsecos: papel; texto; português; carimbo

Elementos intrínsecos:  Sem protocolo, mas com numeração do contrato de estágio, texto, 15 de fevereiro de 2011

Pessoas: autor o estudante; Coordenador geral, Secretário de recursos humanos ;

Redator: Solicitante, coordenador, secretário de recursos humanos.

Qualificação da assinatura: Coordenador geral, estagiário, secretário de recursos humanos

Tipo de ação: Procedimento de contrato de estagiário.

Nome da ação: Contrato de estágio

Relação entre documento e procedimento:  Documento gerado a partir do ato de contrato que só se torna autêntico com a assinatura do concedente que no caso é o STF, do estagiário e da instituição de ensino. Com cada uma das partes ficará uma via do contrato que a guarda será de acordo com a tabela de temporalidade do órgão, no STF após o cumprimento do estágio a guarda do TCE é permanente junto com uma foto do estagiário. No DAIA/UnB a guarda é enquanto o estudante estiver na universidade, após a guarda intermediária, que é de dois anos será eliminado.

Tipo de documento: natureza privada, cópia.

Função: probatória; cópia (pois foi utilizada no site e original não está com nenhum membro do grupo “Arquivo X”).

Descrição diplomática: Papel.

Comentários conclusivos: De acordo com a empresa que intermedeia o contrato entre o órgão e a instituição de ensino varia a estrutura diplomática do contrato.

Atividade 7  – Análise de um documento postado pelos nossos colegas

 Tivemos que analisar um documento postado pelos nossos colegas do Grupo Alpha, verificar sua autenticidade e veridicidade.

Nossa análise:

São dois documentos, acreditamos que o primeiro, com o nome do Werverton seja autentico, visto que ele possui assinatura e está timbrado. Já o segundo documento, com o nome do Eduardo, acreditamos não ser autentico porque:  falta um numero no CPF, o papel não esta timbrado, o número do documento na parte direita inferior é o mesmo do certificado do Wevertton, falta o primeiro nome do coordenador geral e o nome da instituição em que ele é coordenador está errado, está Globo Esporte e o correto seria Gesporte.

Estes foram os documentos:

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Atividade 6  – Desafiando Daniella

 Atividade que consiste na criação de documentos dúbios quanto à veracidade, feitos para que se possa descobrir se são falsos ou verdadeiros.

IPVA

Atividade 5 – Fluxograma de uma postagem do grupo no Blog

 AQ2

Atividade 4 – Fluxograma sobre o trâmite de um processo do SEI

Por Jonas, Ana Caroline e Bárbara.

Para fazer o fluxograma usamos o software Bizagi.

Arquivo x

Por Lílian Campos

Lilian Ampliado

Atividade 3 – Análise Diplomática do Arquivo X

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Atividade 2 – Visões distintas para formar um todo

Cada integrante do grupo foi designado para uma tarefa específica distribuídas em quatro funções:

-Observador = Teria acesso a parte do arquivo central, mas só poderia observa-lo.
Investigador = Com um especialista do arquivo, poderia ser feito qualquer tipo de pergunta ou questionamentos.
-Jornalista = Perguntaria para pessoas aleatórias sobre o ACE
– Relator = Coletaria as informações dos demais para constituir a situação mais próxima do real.

1. Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?

Memorandos, relatórios, ofícios, cartas, atas, processos, resoluções, matrículas, certificados de graduação.

2. Quais as correspondentes funções de tais espécies?

  • Memorando: comunicar sobre as consultorias arquivísticas
  • Relatório: relatar os resultados de atividades arquivísticas anual
  • Ofício: diversas
  • Carta: comunicar transferência de alunos de graduação
  • Ata: Registro de acontecimentos em um determinado evento (reunião, assembleia, etc.)
  • Processo: Transferência
  • Resolução: informes sobre procedimentos administrativos
  • Matrícula: comprovar a efetivação de matrícula de alunos
  • Certificado de graduação: certificar a conclusão da graduação do discente
3. Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?
Atos de reitoria, atos de criação de cursos, memorando de solicitação de compra de material.
4. Relacione as séries documentais do arquivo do CEDOC com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.
 – Atividade meio – Conarq
 – Atividade fim – Institutos Federais de Ensino
O ciclo de vida atende a teoria das 3 idades: há fase corrente, intermediária e permanente.
 – Corrente: arquivo de uso frequente, de uso administrativo;
 – Intermediário: Semi-ativo; Frequência de uso quase nula;
 – Permanente: Arquivo de valor histórico, sendo recolhido, jamais eliminado
5. Sugira um plano de classificação para os documentos do CEDOC.
Plano de classificação - CEDOC
6. Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?

Criar um laboratório de restauração, qualificação e aprimoramento da mão de obra dos técnicos de arquivo, padronização de atividades, etiquetas e caixas, trabalhos de difusão arquivística, divulgando o CEDOC como uma instituição, indicando a função do arquivo e sua localização.

Atividade 1 – Análise Diplomática e Tipológica

 Análise diplomática mínima:

33333

Contextualização tipológica:

2222

Plano de classificação tipológica:

6666666

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