Trabalho final

Acesso ao Vídeo: Apresentação final do Grupo Arquivo X

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A disciplina de Diplomática e Tipologia Documental/DTD foi iniciada com um panorama do que seria visto durante o semestre. Foram passados conceitos introdutórios como o de diplomática, tipologia documental, séries documentais, e outros.

A diplomática é uma disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. Ela cria vínculo com a arquivologia no momento em que “tende individualizar cada documento, enquanto a Arquivologia busca a inserção de cada documento em conjuntos mais amplos, caracterizados pelas atividades que os produziram (as séries). Tais especificidades, que distinguem essas disciplinas, ao mesmo tempo, as tornam complementares.” (Lopez 2012).

Ainda Segundo BELLOTTO (1989), o objeto da Diplomática é a configuração interna do documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres para atingir sua autenticidade, enquanto o objeto da Tipologia, além disso, é estudá-lo enquanto componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da mesma série documental, advinda da junção de documentos correspondentes à mesma atividade. Nesse sentido, o conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos, com uniformidade de vigência.

Diante disso, vamos explanar a disciplina de Diplomática e Tipologia Documental ministrada pelo prof. André Porto Ancona Lopez, contextualizando as atividades realizadas embasadas na parte teórica.

Conforme o programa da disciplina é abordado temas acerca da diplomática e tipologia, onde podemos compreender os conteúdos a seguir:

  • definição das características diplomáticas do documento;
  • princípios arquivísticos e tipologia documental;
  • tipologia e classificação arquivística;
  • arquivo como prova: autenticidade e veracidade
  • modelos de análise diplomática e tipológica;
  • análises diplomáticas e tipológicas em documentos contemporâneos selecionados.

Por meio de atividades propostas pelo professor colocamos em prática o que foi aprendido de forma teórica.

Seguem as atividades:

1 – Análise  Diplomática e Tipológica

Tivemos que fazer uma análise diplomática mínima de três documentos do ACE, sendo eles: processo de transferência, contrato de locação e formulário de adicional noturno.

Em seguida fizemos a análise tipológica, identificando a espécie, função e tipo arquivístico. Por fim, produzimos um plano de classificação contendo as espécies, funções, data limite e quantificação dos documentos.

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2 – Visão distintas para formar um todo

A atividade ocorreu no ACE, durante uma aula, cada integrante do grupo foi designado para uma tarefa específica, distribuídas em quatro funções:

  • Observador = Teria acesso a parte do arquivo central, mas só poderia observa-lo, sem fazer anotações, tirar fotos ou tocar em algum documento.
  • Investigador = Ficaria com um funcionário do arquivo, poderia ser feito qualquer tipo de pergunta ou questionamentos sobre os documentos.
  • Jornalista = Perguntaria para pessoas da UnB sobre o ACE, se conheciam o arquivo, já haviam ido até lá, etc.
  • Relator = Coletaria as informações dos demais para constituir a situação mais próxima do real.

Após juntar as informações que cada integrante colheu, tivemos que responder um questionário proposto pelo professor. O questionário visava identificar as séries documentais, identificar as funções das séries encontradas, identificar os tipos documentais, relacionar as séries documentais com as fases do ciclo de vida documental, sugerir um plano de classificação e identificar que ações arquivísticas poderiam ser implantas.

Neste trabalho podemos notar a aplicação da DTD no arquivo da UnB, pois  a maioria dos estudantes do nosso semestre não sabia a localização do acervo, esse trabalho também foi importante para mostrar que podemos trabalhar juntos, já que nunca tínhamos feito trabalhos juntos.

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3 – Análise Diplomática do Arquivo X

A atividade consistiu em identificarmos os documentos que o nosso grupo produziu e fazer uma análise diplomática dos mesmos. Os documentos que identificamos foram: anotações no caderno, conversas no whatsapp, postagens no blog e emails.

Além de analisarmos os documentos diplomaticamente também identificamos sua função, e juntando a análise diplomática a identificação da função conseguimos chegar a identificação da tipologia documental dos documentos do nosso grupo.

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Nossas duas atividades seguintes, ou seja a quatro e cinco,  dizem respeito a importância do mapeamento de processos. Na atividade quatro fizemos um fluxograma sobre o trâmite de um processo do SEI. Já a atividade cinco, um fluxograma  para o mapeamento de nossas atividades do blog, a ferramenta usada para elaboração destes fluxogramas foi o bizagi.

Determinando o fluxo da informação e descrição do caminho a ser percorrido da atividade programada, demostramos que o trâmite evidencia as etapas do projeto, bem como nos possibilita observar se de acordo como foi descrito, resulta ou não da atividade mapeada. A autenticidade apenas será garantida se tal atividade for resultado do mapeamento desse processo.

4 – Fluxograma sobre o trâmite de um processo do SEI

Durante a aula uma funcionária da UnB foi dar uma palestra falando sobre as funcionalidades do bizagi usadas no dia a dia no trabalho, depois foi realizada uma atividade prática de fazer um fluxograma sobre o percurso de uma solicitação pelo SEI passando por três seções diferentes, a atividade foi importante para ilustrar que um trâmite garante a autenticidade do documento.

Aprendemos como usar o bizagi para mapeamento de processos que com certeza será útil nas próximas disciplinas ao longo do curso e no exercícios de nossas atividades profissionais.

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5 – Fluxograma para a postagem no blog

Após aprendermos sobre o bizagi na aula, a  atividade proposta foi montar um mapeamento sobre a postagem no blog, relatamos todo o processo da classificação dos documentos do blog , foi importante para os leitores verem “os bastidores” como funciona a postagem no  blog  Arquivo X.

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6 – Desafiando Daniela

A atividade foi proposta com o objetivo de postarmos um documento  falso ou verdadeiro. Este documento seria analisado posteriormente quanto a sua autenticidade. Nosso documento postado foi um boleto de IPVA, único elemento falso era o nome  do proprietário.

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7 – Análise de um documento postado pelos nossos colegas

A atividade 7 consiste em fazer a análise diplomática de um documento baseado nos conceitos passados em sala pelo prof. André e pelos conhecimentos adquiridos pelos alunos. A análise diplomática é feita de acordo com as características intrínsecas e extrínsecas do documento. São algumas especificidades  que podemos analisar para verificar a autenticidade de um documento.  Conforme a atividade propôs, nós fizemos a análise diplomática de um documento postado no blog de outro grupo. Analisamos um certificado de participação em palestras de um dos colegas do Grupo Alpha. Vimos que haviam algumas divergências nas duas versões do documento apresentado, como número do CPF fora do padrão, a falta símbolo do papel timbrado, entre outros, chegando à conclusão de que um dos documentos apresentados pelo colega não era autêntico.

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8 – Análise de um “documento” que o grupo vai trabalhar aplicando o modelo da Luciana Duranti

Na atividade 8, nosso grupo teve que fazer a análise tipológica do documento escolhido para ser o foco principal do grupo durante o semestre, que foi o Termo de Compromisso de Estágio (TCE), conforme o modelo de Luciana Duranti. A autora utiliza o modelo de análise de elementos extrínsecos e intrínsecos, abordando os conceitos de cada tipo de elemento, para que seja realizada a verificação da autenticidade do documento. Duranti explica que os elementos extrínsecos são aquelas características que constituem o aspecto do documento, sua aparência externa, como o suporte, a linguagem, selos, forma, formato, etc. Os elementos intrínsecos são os componentes da constituição do conteúdo do documento, como o protocolo, escatocolo, título do documento, etc. Conforme a atividade pedia, fizemos a análise de todos os elementos abordados pela Duranti no TCE.

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9 – Análise de um “processo de solicitação de aluno especial

Na atividade 9, realizamos a análise semelhante à da atividade 8, utilizando conceitos do modelo de Luciana Duranti. A diferença foi que analisamos outro documento, que foi um “Processo de Solicitação de Aluno Especial”, um dossiê parte de uma série documental arquivada no ACE. Este processo é requerido por alunos que desejam cursar disciplinas isoladas sem que haja vinculo com cursos da universidade. Há uma série de requisitos a serem comprovados pelo aluno para que este possa ingressar com esta solicitação, e com isso, são solicitados diversos documentos que façam a comprovação dos tais requisitos. Para que seja feita a análise da autenticidade destes documentos nós utilizamos outro modelo de Duranti que é a crítica diplomática, que analisa não só os elementos que constituem o documento, mas também verifica o contexto na qual o documento estava quando foi criado, ou seja, a ação que gerou o documento. Os componentes analisados nesta critica são (além de elementos intrínsecos e extrínsecos): Pessoas, qualificação da assinatura, tipo de ação, tipo de documento, comentários, e outros. Utilizamos estes componentes para analisar o documento dado na atividade 09.

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10 – Plano de classificação  com os documentos da UnB

A atividade 10 consiste em elaborar um plano de classificação com os documentos que o grupo decidiu trabalhar, que foi o TCE, e utilizamos outros documentos que são vinculados à realização de estágio, como o Termo Aditivo e o Termo de Desligamento. Usamos conceitos abordados pelo prof. André em sala de aula e também no texto de Janice Gonçalves. Além do plano de classificação dos documentos selecionados para nosso trabalho, fizemos o plano de classificação do fundo Arquivo X, que continha documentos que foram sendo gerados ao longo do semestre com nossas atividades e meios de comunicação entre os integrantes. O plano de classificação partia do fundo documental, dividido pelas séries com suas espécies e estas divididas por suas funções.  Utilizamos um outro modelo de classificação por números, que é apenas mais um exemplo das diversas formas que podem ser diagramados os planos de classificação.

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11- Oficina

Nunca tínhamos feito uma oficina, foi um processo estressante, mas que no dia da apresentação foi satisfatório ver alunos de outros cursos aprendendo sobre o processo do contrato de estágio, arquivologia e autenticidade aplicando conceitos diplomáticos. Tudo que apresentamos pessoalmente, trouxemos para o mundo virtual, acompanhem.

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